校园活动

活动策划资源

成功的校园活动需要注意细节和提前计划. 为了帮助您在活动规划过程中，确保您的活动尽可能顺利地进行, 我们制作了以下的资源指南:

除了这些指南之外，所有活动策划者都应该查看 言论自由政策 并了解所有其他校园和部门的政策，可能适用于他们的活动.

学生:准备好计划一个活动?

在举办成功的现场活动的同时，也可以通过以下措施来减少COVID-19的传播 CC的COVID-19风险缓解方案. 你有什么问题吗? 

  • 参与数字编程?
  • 支持你的学生组织?
  • 开始计划春季的活动?

电邮至 campusactivities@oulisishop.net 预约与校园活动专业人员聊天，或到Worner 230与学生实习生讨论可能性.

  • 旁听:周一至周五，下午1点至5点.m.，校园活动办公室职员 & 学生实习生可以回答问题
  • 预约方式:电邮  艾米·希尔  or  alli Werkmeister  可用性

校园活动鼓励你 一旦你想到要举办活动， 请详阅活动策划清单, 在Ungerboeck申请一个空间, 安排学生活动峰会，讨论细节，进一步了解活动规划中降低COVID-19风险的要求. 请注意: The minimum advance notice required to plan an event is 10 days; 10 days advance notice, 然而,  不是一个保证，所有的学生活动都取决于空间和工作人员的可用性.

学生活动高峰会

学生活动高峰会 旨在为学生策划人员在项目提案过程中提供更好的沟通和支持. 峰会有三个目的:

  1. 解决在高峰日期和时间竞争学生活动的过度饱和问题.
  2. 确保学生计划人员配备适当的资源，包括后勤细节, 设备租赁, 人员配备和保安, AV设备及技术支持, 餐饮和确认与供应商的法律合同/条款, 演讲者, 和演员.
  3. 活动峰会委员会是学生策划活动的审批机构, 一旦所有后勤细节解决，就提供正式批准, 才能寻求CCSGA的资金支持.

参加学生活动和峰会的选择:

  1. 欢迎学生在复杂活动的规划过程中尽早参加学生活动峰会, 以便从小组中获得建议和指导. 要预约讨论即将到来的活动，请发电子邮件给Crystal Hurtado (churtado@oulisishop.net).
    • 世界的味道，NASU祈祷仪式，舞蹈工作坊和Llamapalooza都是很好的例子. 这些活动的学生策划者在活动前几个月开始参加SES会议，以便询问小组哪些日期或空间最适合此类具有复杂需求和特殊要求的大型活动，并确保这些活动符合校园协议和政策(例如COVID-19)。.
  2. Most often students are invited by email to come to 学生活动高峰会 after submitting a room reservation request; while the room request process only requires 10 day advance notice, 越早提交房间申请，学生活动峰会和CCSGA就能提供越多的支持.

成分:

学生活动峰会是每周与提供和执行学生活动服务的主要校园合作伙伴举行的会议. 这些合作伙伴包括: 

  • 设施活动设置:克里斯·希金波坦
  • AV设置:Louis Knox
  • 校园安全:Pete Zeitz或Cathy Buckley
  • 校园活动 & 学生生活:Edwin Hamada和Erica Perry-Tuitel.
  • 如果是户外活动，理由:约翰·尼科尔斯
  • 如果要喝酒或参加宴会—— 餐饮
  • 如果场地要求:罗布森竞技场的贾斯汀广场，基石的谢兰奎因.
  • 如果城市许可或政策在发挥作用:科罗拉多斯普林斯警察局校园代表
  • 如果需要卫生设施:Jay Jeanneret，索迪斯 

结构:

  • 学生活动峰会于每周二下午12:30- 2:00在Worner 213举行
  • 活动策划者要么与Crystal Hurtado联系安排约会，要么主动给Crystal发邮件安排约会.
  • The organization program coordinator/representative is to remain in waiting area until their event is called on the agenda; while waiting the event rep should complete the pre-Summit 活动策划清单.
  • 学生组织协调员/代表简要介绍他们的活动(谁, 什么, 当, 在哪里, 为什么, & 如何)，并有机会提出问题或提出额外的支持请求.
  • 批准的考虑是根据学生组织策划人员及其成员的准备水平和进展，包括:
    • 资金是否已获得足够的资金?
    • 安全 & 风险管理安全计划是否切合实际和适当? 这可能涉及学院的专业人员和教职员工保安人员的组合, 该计划必须得到校园安全部门的批准. 取决于事件的性质, 参与者可能会被要求签署免责声明，而活动策划者则有望成为降低活动风险的合作伙伴.
    • AV: AV是否能够提供所需的视听设备和人员?
    • 活动设备设施是否能提供所需的桌子、椅子、舞台等? 如果没有，活动策划者是否能够提供额外的资金从外部供应商那里租用物品? 设施是否有时间和资源在工作时间内进行设置? 如果没有，活动策划者是否能够提供额外的资金来支付加班费?
    • 对校园空间的影响:场地经理是否对场地的潜在影响感到放心? 在该场地的下一次活动之前，场地是否能够得到充分的清洁?
    • 学生组织/策划人员的承诺程度: 他们是否能够在这个时候跟上活动计划的要求，或者他们已经落后于他们的任务清单?
  • 在不批准的情况下, 我们通常为学生提供机会来更改他们所提议的活动的日期或地点.
  • 已批准的事件在CC events Management系统中被标记为已确认，以便可以充分跟踪事件并生成服务订单.

预订房间

学生组织有责任在预定活动前至少10天预订场地，这意味着学生必须提出要求 接收确认 空间是可用的. 学生策划人员在获得活动场地并参加活动并获得学生活动峰会批准之前，不得签订任何合同或协议.

当你预定场地时, 您还可以添加来自特定部门的服务订单(支持/设备):AV, 事件, 等.). 有关如何预订房间和输入服务订单的分步指南，请单击 在这里. 

请注意 学生无权签订合同 -授权签订合同的人员为学院官员:校园活动主任, 和/或教职员工顾问(在通过活动峰会确认活动获得批准后). 如果CCSGA的资金全部或部分用于满足合同，则必须提供合同副本以进行预算核对.

报告问题 - 最后更新: 06/06/2024